Le guide des formalités aux registres du commerce de 36 pays à travers le monde

Le guide des formalités aux registres du commerce
de 36 pays à travers le monde
« Le guide des formalités aux registres du commerce de 36 pays à travers le monde »
s’inscrit dans le cadre de l’action d’information et de recherche en matière de droit des
sociétés, français, européen et international entamée par le greffe du tribunal de
commerce de Paris, en 2000. Il fait suite à une première étude publiée en septembre
2001 sur les formalités aux registres du commerce de 18 pays européens et
méditerranéens.
L’objectif premier poursuivi au travers de cette publication vise à fournir aux juristes, aux
entrepreneurs et aux décideurs un panorama fiable, précis et à jour des contextes
juridiques nationaux relatifs aux formalités des entreprises. En effet, dans un contexte
économique international où les délocalisations sont considérées comme un risque
majeur pour nos économies européennes, disposer d’une base de connaissance fiable et
à jour des pratiques juridiques à l’extérieur de ses frontières peut s’avérer un atout non
négligeable et permettre de prendre une décision en toute connaissance de cause.
Quand l’économie rencontre des difficultés et que les entreprises en subissent les
conséquences, force est de constater combien il est tentant d’en imputer la cause à la
lourdeur des formalités administratives en vigueur. De ce fait, le droit des sociétés, et
notamment les règles en matière de formalités légales, sont sujets à des modifications
fréquentes. Ce mouvement est commun à l’ensemble des Etats européens et notre pays,
au même titre que les autres, connaît une rénovation quasi-permanente du droit du
registre du commerce.
La révolution des NTIC, et spécifiquement la loi sur la signature économique, renforce
cette tendance en suscitant un mouvement de dématérialisation des formalités légales
des entreprises.
Quels sont les grandes lignes de l’étude que nous vous présentons aujourd’hui ?
Premier constat : les différents systèmes juridiques des registres du commerce à travers
le monde sont issus des évolutions historique, culturelle et économique nationales.
Chaque système présente des particularités mais aussi des points communs qui
correspondent au souhait général d’améliorer l’accessibilité à l’information sur les
entreprises et de faciliter la réalisation de leurs formalités légales.
Tenter un bilan des avantages et des inconvénients de ces multiples systèmes juridiques
ne présenterait que peu d’intérêt dans la mesure où chacun est adapté au contexte
historique national du territoire où il s’exerce.
Il est en revanche intéressant de comprendre quels sont les points communs au plus
grand nombre de pays, de distinguer les tendances principales parmi toutes les
particularités nationales et d’examiner les variations nationales concernant les principales
missions des registres du commerce.
Dernier point, la dématérialisation de l’accès aux informations légales et aux procédures
administratives des entreprises constitue le moyen qui permettra à terme d’aplanir les
différences entre systèmes juridiques sans pour autant les détruire. On observe que les
tentatives d’harmonisation suscitent des oppositions de principe de la grande majorité
des Etats. Dans ce contexte, la dématérialisation constitue dès aujourd’hui l’outil le plus à
même d’assurer une meilleure accessibilité aux systèmes nationaux.
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I – Grandes tendances des registres du commerce à travers le monde
Quels sont les traits communs à la grande majorité des pays étudiés ?
Chaque pays dispose sous une forme ou sous une autre, de registres du commerce
responsables du recueil des dossiers de formalités légales des entreprises.
L’ensemble de ces registres délivre des certificats d’immatriculation et les rend
accessibles au public. On notera que les informations composant ces certificats varient
fortement d’un pays à l’autre, certains contenus ne comportant que les informations au
jour de l’immatriculation, alors que d’autres constituent de véritables photographies de
l’entreprise au jour de l’émission du certificat.
Dans l’ensemble des pays étudiés, il existe l’équivalent de la société anonyme et de la
société à responsabilité limitée, même si leurs conditions d’immatriculation varient.
Toutes les entreprises souhaitant s’établir dans un pays étranger doivent se faire
immatriculer au registre du commerce de ce pays, où les entreprises étrangères sont
traitées de la même manière que les entreprises nationales. Les formalités d’inscription
au registre du commerce sont, à quelques exceptions près notamment à Chypre, en
Norvège et aux Pays-Bas, les mêmes pour une entreprise qui souhaite s’implanter à
l’étranger que pour les entreprises ressortissantes du même pays.
Principales tendances en matière de procédures aux registres du commerce
Les modalités d’inscription au registre du commerce constituent bien entendu une étape
importante de la création d’entreprise. Ainsi les formalités d’enregistrement des
entreprises jouent-elles un rôle déterminant, à la fois pour les entrepreneurs et pour les
économies nationales. Si elles ne doivent pas freiner l’exercice de l’activité commerciale,
elles doivent cependant répondre au besoin de sécurité juridique indispensable à
l’exercice d’une activité en instaurant un cadre de fiabilité minimal des échanges
économiques.
Depuis une dizaine d’années, sous la pression tant des impératifs de compétitivité liés à
la mondialisation de l’économie que de l’évolution droit communautaire, on observe un
mouvement général vers une simplification du droit des sociétés, notamment en matière
de démarches administratives des entreprises.
Dans cette culture montante de mondialisation, l’implantation des entreprises étrangères
sur le sol national d’un État constitue un enjeu économique capital qui a suscité des
progrès  considérables  en  matière  de  simplification  des  démarches  liées  à
l’enregistrement des entreprises, mais également de réduction des délais de traitement
et de tarifs des formalités légales des entreprises au Registre du commerce.
Ces progrès visent principalement les modalités d’immatriculation des formes
d’entreprises les plus répandues, dont les conditions varient selon les pays en fonction de
plusieurs critères tels que le nombre d’associés, le montant du capital social minimum, la
nature de l’acte constitutif, etc.
Aujourd’hui, on observe deux grandes tendances en matière de droit du registre du
commerce : les pays relevant du droit romain et ceux relevant du droit anglo-saxon.
Quels sont les registres relevant du droit romain ? Quelles sont leurs principales
caractéristiques ?
Vingt et un des trente six pays étudiés sont dotés d’un système de registre du commerce
relevant du droit romain.
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- Ces pays sont des Etats d’Europe occidentale : l’Allemagne, l’Autriche, l’Espagne, la
France, Gibraltar, le Luxembourg, Monaco, la Suisse,
- des Etats d’Europe centrale : la Bulgarie, l’Estonie, la Hongrie, la Lettonie, la Lituanie, la
Pologne, la République tchèque, la Slovénie,
- des Etats du Maghreb ou d’Afrique : l’Algérie, le Mali, le Maroc.
La plupart de ces pays disposent de registres du commerce locaux et d’un registre
centralisé au niveau national. Placés sous la compétence de juristes, ces registres sont
conçus selon une approche juridique globale du service aux entreprises et exercent un
contrôle juridique de régularité approfondi des dossiers de formalités légales qui leur sont
soumis.
Majoritairement placés sous la responsabilité de l’équivalent d’un greffier de tribunal de
commerce ou d’une entité dépendant du Ministère de la Justice, ce système englobe
l’ensemble des informations juridiques, économiques, financières et judiciaires, des
entreprises, au travers de la tenue du registre du commerce, des registres relatifs à
l’endettement des entreprises et des informations du tribunal quant aux éventuelles
difficultés des entreprises.
Font partiellement exception, le Luxembourg dont les deux registres dépendent
directement du Ministère de la Justice, l’Espagne dont les responsables des registres du
commerce sont des juristes professionnels sous l’autorité du Ministère de la Justice mais
indépendants des tribunaux, la Slovénie dont le registre est tenu par l’Agence de la
République de Slovénie pour la tenue des registres publics et services, et Monaco dont le
registre est tenu par une entité administrative du Ministère de l’Economie.
En définitive, on observera qu’en dépit d’un corps commun, chacun de ces registres
possède son organisation, ses modalités de fonctionnement et ses exigences propres.
Quels sont les registres relevant du droit anglo-saxon ? Quelles sont leurs
principales caractéristiques ?
Quinze des trente six pays étudiés sont dotés d’un système de registre du commerce à
tendance de droit anglo-saxon.
- Ces pays sont des Etats de langue anglaise : au Royaume-Uni, l’Angleterre et le Pays
de Galles ; l’Australie, le Canada, l’Irlande,
- des Etats d’Europe du nord : la Belgique, le Danemark, la Finlande, la Norvège, les
Pays-Bas, la Suède,
- trois Etats d’Europe méditerranéenne : l’Italie, la Grèce, Chypre,
- un Etat de culture britannique : Malte,
- un Etat d’Europe centrale : la Roumanie.
Tous placés sous la responsabilité d’une entité publique, ou parapublique, sous l’égide
d’un Ministère, tantôt l’Economie, ou les Finances ou l’Industrie, ou le Commerce ou
encore la Justice, ces registres se caractérisent tous par une absence de contrôle
juridique des dossiers de formalités des entreprises qui font l’objet d’une simple saisie,
et, parfois, d’un contrôle formel.
De même que pour les pays de tradition de droit romain, on observe de multiples
particularités parmi les pays appliquant un droit anglo-saxon du registre du commerce.
Ainsi, dans certains pays, les registres sont totalement centralisés et il n’existe qu’un seul
bureau sur l’ensemble du territoire ou un bureau par région ou province. Tel est le cas de
l’Angleterre et le Pays de Galles, l’Australie, Chypre, le Danemark, la Grèce, l’Irlande,
Malte, la Norvège, la Suède, la Roumanie.
D’autres pays ont développé des guichets locaux aux cotés d’un registre central le plus
souvent chargé de la diffusion, comme en Belgique, au Canada, en Finlande, en Italie,
aux Pays-Bas.
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II - Variations nationales observées concernant les principales modalités et
missions des registres du commerce
Quelle est la nature du contrôle des registres sur les dossiers de formalités
légales des entreprises ?
Comme nous l’avons vu précédemment, les registres du commerce suivent deux grandes
tendances en matière de contrôle des dossiers. Certains registres du commerce
soumettent les dossiers des entreprises à un contrôle de régularité juridique approfondi.
D’autres ne pratiquent qu’un contrôle matériel des pièces et opèrent une simple saisie
des éléments du dossier. Si le registre est tenu par une juridiction ou une entité
dépendant du Ministère de la Justice, le contrôle de fond prévaut comme en Allemagne,
en Espagne, en France ou en Pologne. Si le registre est tenu par une autorité non
juridictionnelle, le contrôle formel prévaut comme c’est le cas en Australie, au Canada,
en Irlande ou encore au Royaume-Uni.
À Malte par exemple, le contrôle des dossiers est formel, le registre vérifie que les
sociétés se conforment aux dispositions de la Loi sur les formalités d’inscription.
Certains pays n’exercent pas de contrôle relatif aux activités réglementées, comme par
exemple en Australie, en Bulgarie ou en Suède. Les autres pays contrôlent l’existence
des permis et autorisation d’exercer une activité, et pas la capacité professionnelle,
estimant que l’autorité compétente a délivré le permis ou l’autorisation après avoir
procédé au contrôle nécessaire.
Quel est le contenu des dossiers de formalités légales des entreprises ?
La tendance générale est à l’allègement des formalités qui se matérialise le plus souvent
par une diminution du nombre de pièces demandées, même si quelques pays comme
l’Algérie et le Maroc continuent à exiger des dossiers très complets.
Certains Etats, comme au Royaume Uni l’Angleterre et le Pays de Galles, en Australie et
en Irlande, la tendance poussée à l’extrême, permet de proposer des « entreprises clé en
main », en anglais « ready-made companies », préenregistrées sans raison sociale au
registre du commerce et achetables à un tarif fixe. Autre innovation de ces trois Etats : la
mise à jour automatique annuelle du registre sur la base de l’envoi aux entreprises d’une
demande d’information, « Extract of details », devant être mise à jour et validée puis
retournée au registre. Les informations fournies sont acceptées sans contrôle.
Dans ce domaine, la dématérialisation des formalités légales au registre du commerce va
jouer un rôle déterminant. La transmission numérique des documents justificatifs et des
formulaires déclaratifs permettra en effet d’alléger véritablement le poids des formalités
tout en réduisant les délais de traitement. Je reviendrai à ce sujet dans la dernière partie
de cette présentation.
Quel est le délai de traitement des dossiers de formalités légales ?
Le délai moyen de traitement des dossiers par les différents registres du commerce
s’élève à 7,5 jours. Cependant pour l’Europe, il faudra selon le pays, entre 1 et 60 jours
pour immatriculer une entreprise.
On observe que le délai de traitement déclaré par les registres étudiés semble
indépendant du temps de contrôle des dossiers. En effet, les registres dont les délais
sont les plus réduits, pratiquent tout autant un contrôle juridique approfondi qu’une
simple saisie du dossier sans contrôle.
En France, le délai légal d’un jour franc pour l’immatriculation d’une entreprise fixé
depuis 1998, est le plus rapide d’Europe, en dépit du contrôle juridique approfondi des
dossiers. Parallèlement, le registre du commerce du Maroc traite les dossiers
d’entreprises en un jour, malgré le contrôle juridique important nécessité par le grand
nombre de pièces justificatives constituant le dossier.
Le délai d’immatriculation le plus court est celui du registre du commerce d’Australie qui,
n’effectuant aucun contrôle formel ou juridique, évalue à 10 minutes le temps passé au
guichet pour saisir le dossier d’une entreprise.
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Le délai le plus long est pratiqué en Hongrie qui nécessite 30 à 60 jours pour
immatriculer une entreprise.
La tendance est à la réduction des délais de traitement des dossiers de formalités légales
des entreprises, notamment grâce à la possibilité d’immatriculer une entreprise en ligne.
Le coût des formalités légales des entreprises est-il homogène dans les 36 pays
observés ?
Le coût des formalités des entreprises, notamment celui de l’immatriculation, met en
évidence des situations contrastées qui ne permettent pas de dessiner une tendance
uniforme entre tous les pays étudiés.
Il faut tout d’abord distinguer les pays dans lesquels le recours à un professionnel du
droit – un notaire le plus souvent et parfois un avocat - est exigé pour la rédaction des
statuts de l’entreprise. Le coût de cette prestation de 500 euros à 1000 euros vient
d’ajouter au coût de la formalité légale au registre du commerce. Dans 11 pays cette
pratique est exigée par la loi, ce sont : l’Allemagne, l’Autriche, la Belgique, l’Espagne,
l’Italie, le Luxembourg, les Pays-Bas, Chypre, la Hongrie, la Lettonie, la Suisse. Vous
trouverez toutes les précisions sur cette question dans l’annexe de notre ouvrage
intitulée « Les délais et tarifs de l’immatriculation d’une entreprise » située en fin de
livre.
On note une forte hétérogénéité des tarifs des formalités des entreprises dans les 36
pays étudiés. Dans l’échelle des coûts d’immatriculation en Europe, la France propose le
tarif le plus bas avec un coût d’immatriculation s’élevant à 59 euros environ contre
environ 350 euros en Australie, 85 euros environ en Hongrie et entre 100 et 150 euros
au Luxembourg.
Globalement, le coût moyen d’une immatriculation d’entreprise en Europe est de 115
euros, avec des extrêmes allant de 59 euros à 290 euros hors coûts de prestation de
professionnels du droit.
L’on observe que quatre systèmes coexistent quant au coût des formalités des
entreprises.
Tout d’abord, le cas le plus fréquent est celui dans lequel les coûts de l’immatriculation et
des modifications sont modérés comme en France, en Italie, au Luxembourg ou au
Royaume-Uni.
Dans certains cas, le coût de l’immatriculation principale est peu onéreux mais celui des
modifications ultérieures plus élevé comme en Grèce.
Dans d’autres cas, le coût initial de l’immatriculation est élevé mais celui des
modifications ultérieures très faible ou quasi-nul comme aux Pays-Bas.
Enfin, un quatrième cas concerne deux pays, la Slovénie et le Danemark, où l’État a fait
le choix de subventionner le coût des formalités légales des entreprises.
Ainsi, l’échelle des coûts varie d’un pays à l’autre dans des proportions importantes.
Cette variation peut être accentuée par plusieurs critères nationaux parfois cumulatifs.
Dans la plupart des pays, les coûts des formalités légales sont plus ou moins élevés en
fonction du statut juridique de l’entreprise, avec un coût en général plus faible pour les
entreprises individuelles et graduellement plus élevé pour les SARL, puis pour les SA.
D’autres critères nationaux affectent le coût des formalités légales.
Dans plusieurs pays, en Estonie, à Chypre, en Grèce, en Espagne et en Suisse, le coût
d’une même formalité est calculé en fonction du capital de la société et peut varier sur
une échelle de 1 à 100. A titre d’exemple, le coût de l’immatriculation d’une SA dont le
capital est d’environ 30 millions d’euros peut atteindre le montant de 6 500 euros, dans
le cas d’une augmentation de capital, le coût de la modification peut s’élever à 3 200
euros.
La Moldavie a adopté des coûts d’immatriculation plus élevés pour ses sociétés nationales
que pour les sociétés étrangères s’implantant sur son territoire.
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Le Royaume Uni multiplie par 4 les tarifs d’immatriculation si une demande de traitement
de dossier « en urgence », à réaliser en une journée, a été présentée.
L’Italie a fixé des coûts inférieurs pour les dossiers de formalité légale présentés sur
support informatique.
Enfin, les Pays Bas proposent aux entreprises des abonnements annuels aux formalités
légales.
Quelles sont les sanctions en cas de non-déclaration au registre du commerce ?
Tous les pays à l’exception de l’Angleterre et du Pays de Galles sanctionnent le défaut de
déclaration.
Les sanctions pour défaut d’immatriculation prévues par la plupart des Etats sont
variées : amendes, poursuites en justice, inexistence juridique de la société, interdiction
d’exercer en République Tchèque ou refus d’attribution du numéro d’identification
nécessaire à l’exercice de l’activité en Finlande. En Norvège, la sanction infligée en cas de
non-déclaration de l’immatriculation ne peut l’être que sur demande ministérielle.
On notera cependant que certains pays n’exigent pas l’immatriculation des entreprises de
petites tailles.
- Tel est le cas de l’Allemagne qui ne soumet pas à l’obligation d’immatriculation le
« Minderkaufmann » ou petite entreprise, littéralement « commerçant de moindre
importance »,
- de l’Autriche, où les sociétés et les entreprises individuelles dont le résultat ne dépasse
pas 600 000 € n’ont pas d’obligation d’immatriculation,
- du Danemark, où seules les SA, les SARL, les fondations à but lucratif et les Sociétés en
Commandite par Actions doivent s’immatriculer au registre.
Quelles sont les mentions portées au registre en cas de faillite ?
La grande majorité des registres des Etats étudiés mentionnent les incidents tels que
l’ouverture d’une procédure, la liquidation au registre du commerce.
Cependant, certains registres de tradition anglo-saxonne dérogent à cette pratique. Au
Royaume Uni l’Angleterre et le Pays de Galles et le Canada ne portent pas de mention
d’office concernant les faillites sur le registre, mais le registre en est néanmoins informé.
Jersey ne fait aucun lien entre les faillites et le registre du commerce, et informe
uniquement les créanciers de la société concernée. À Chypre, les faillites sont inscrites,
mais dans un registre différent de celui des sociétés.
Est-il possible de procéder au transfert de la société dans un autre État sans
perte de la personnalité morale ?
La grande majorité des États étudiés n’envisagent pas le transfert d’une société d’un État
à l’autre sans perte de la personnalité morale.
Les Pays-Bas font exception et acceptent toutes les entités étrangères en tant que telles.
Cependant, les autres pays acceptant ces transferts ne le font qu’à une double
condition : tout d’abord, la législation du pays d’origine doit accepter le départ d’une
société nationale et son inscription dans un autre pays sans perte de la personnalité
morale, puis le pays inscrivant la société à son registre vérifie que la société est
conforme à son droit national. Gibraltar n’accepte le transfert d’une société étrangère sur
son territoire uniquement si celle-ci est européenne, provient d’un État membre de
l’Espace économique européen.
Les informations des registres du commerce sont-elles opposables au tiers ?
Les informations portées au registre du commerce sont opposables aux tiers dans tous
les pays étudiés à l’exception du Canada.
Quels sont les délais de conservation des dossiers ?
Tous les pays étudiés, sans exception, conservent les dossiers des entreprises. Seul le
mode de conservation varie (microfiches, papier, version électronique).
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Après la radiation de la société, l’Algérie conserve les dossiers pendant 10 ans, de même
que l’Allemagne et la Suisse, la Slovénie conserve 2 années les dossiers sous forme
papier et indéfiniment sous forme électronique. La France les conserve 20 ans après la
dissolution puis les transmets aux archives départementales. La Suède les conserve
indéfiniment. Le Canada conserve les dossiers des entreprises 25 ans après la dissolution
de la société mais lorsque les informations sont conservées sur support informatique,
elles le sont indéfiniment.
Le registre détient-il le monopole de la diffusion des informations légales ?
La majorité des registres du commerce ont le monopole de la diffusion des informations
portées au registre du commerce.
Cependant, il faut souligner quelques exceptions.
- En France, il n’y a pas de monopole de diffusion, deux organismes sont habilités à
diffuser les informations contenues dans le registre du commerce (les greffes des
tribunaux de commerce et l’Institut National de la Propriété Industrielle) et de nombreux
organismes achètent des licences à l’INPI et diffusent ces informations,
- en Angleterre et au Pays de Galles, le registre diffuse les informations du registre et
vend les informations à des personnes publiques ou privées qui les revendent à leur tour
au public,
- en Hongrie, le système est similaire, et les distributeurs - toute personne peut être
distributeur, passent un contrat avec le Service d’Information des Sociétés du Ministère
de la Justice.
Le dépôt des comptes annuels est-il obligatoire ?
Rappelons tout d’abord que dans l’Union européenne la législation communautaire en
matière de droit des société impose le dépôt des comptes annuels.
Cependant on observe sur le terrain que cette obligation varie beaucoup en fonction des
pays. Il est possible de dégager 5 grandes tendances en matière de dépôts des
comptes :
- les pays nordiques, l’Angleterre et le Pays de Galles et l’Italie exigent le dépôt des
comptes annuels, le non-dépôt faisant l’objet de sanctions allant de l’amende à la
radiation de l’entreprise
- l’Algérie, la France, Malte, et la Roumanie imposent l’obligation de déposer les comptes
pour toutes les sociétés inscrites au registre mais le non-dépôt des comptes ne fait pas
toujours l’objet de sanctions
- la Finlande et la République Tchèque prévoient l’obligation de déposer les comptes en
fonction de la taille des sociétés, du nombre de salariés et du chiffre d’affaires
- Gibraltar et le Maroc prévoient l’obligation de déposer les comptes en fonction de
l’activité des sociétés
- l’Australie et la Suisse n’imposent pas d’obligation de dépôt des comptes.
Existe-t-il un recours à la disposition des tiers concernant les informations
inscrites au registre ?
Tous les pays étudiés proposent aux tiers la possibilité de former un recours contre les
inscriptions au registre du commerce. Jersey fait exception à cette règle.
Deux modes d’opposition, l’action en justice ou le recours au registre, sont proposés
selon les pays étudiés :
- en Autriche, en Bulgarie, au Canada, en Hongrie, en Lituanie, en Moldavie, il est
possible d’introduire une action en justice en faisant appel de la décision du responsable
du registre
- en Irlande, en Lettonie et en Roumanie, une plainte peut être déposée
- en Suisse et en Italie, une procédure d’opposition ou de contestation peut être déposée
- en Allemagne, en Angleterre et au Pays de Galles, en Australie, à Chypre, en Estonie,
en Norvège et en Slovénie, une information auprès du registre peut être effectuée, dans
ce cas le registre contacte la société pour avoir confirmation des éléments.
Le Danemark propose à ses justiciables le choix entre ces deux méthodes.
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III - Nouvel enjeu des registres du commerce : la dématérialisation des
procédures juridiques administratives des entreprises et de la diffusion des
informations légales
La dématérialisation des procédures d’immatriculation constitue un enjeu important dans
le cadre de la simplification et de la facilitation des démarches administratives. Cette
problématique a trouvé un second souffle avec l’adoption en juin 2003 de la révision de
la Première directive européenne dite « relative aux obligations de publicité de certaines
formes de sociétés » (68/151/CE), et notamment ses dispositions concernant la
dématérialisation de l’information légale sur les sociétés. Les nouvelles mesures
contenues dans la directive devront entrer en vigueur au plus tard le 1 er janvier 2007.
Elles proposent aux entreprises « de déposer leurs actes et mentions requises par le droit
communautaire et national sur support papier ou par voie électronique ». « L’écrit
électronique est ainsi dorénavant admis comme preuve, à la condition que la personne
dont émane le message soit dûment identifiée et que le message soit établi et conservé
dans des conditions de nature à en garantir l’intégrité ».
Dans ce domaine capital pour les chefs d’entreprises, les situations entre pays
apparaissent très contrastées, même si l’on peut statistiquement constater que sur 36
pays, 31 d’entre eux sont dotés de sites diffusant les informations du registre du
commerce. Certains sites sont uniquement accessibles en langue nationale, d’autres sont
également accessibles en anglais. 19 de ces sites permettent de commander en ligne des
informations du registres, parfois la commande est complètement dématérialisée, parfois
un formulaire de commande en ligne doit être imprimé puis envoyé par télécopie.
Les informations fournies sont plus ou moins approfondies selon le droit en vigueur. Six
pays, l’Australie, l’Angleterre, la Belgique, la Finlande, la France, et les Pays-Bas
proposent de visualiser les documents en ligne.
S’agissant de la dématérialisation des formalités légales, certains registres du commerce
sont d’ores et déjà prêts à recevoir et traiter en ligne les dossiers numériques présentés
par les entrepreneurs ou leur mandataires : c’est le cas de l’Australie, l’Angleterre, de la
Moldavie ou de la Norvège.
Plusieurs pays sont dans une situation intermédiaire en l’attente de la publication des
textes réglementaires nationaux autorisant la dématérialisation complète des dossiers de
formalités légales. Pour faire face à cet obstacle, ils permettent le téléchargement des
dossiers de formalités légales par Internet et proposent l’ensemble des formulaires
interactifs en ligne mais n’acceptent que les dossiers complets que sous format papier :
tel est le cas de la France, l’Italie, le Luxembourg, les Pays Bas, l’Allemagne. Dès la
publication des textes d’application, ces registres accepteront les formalités en ligne.
Pour palier cette interdiction transitoire, la République Tchèque a une procédure
équivalente dans son principe bien qu’un peu plus souple dans sa forme : le dossier
d’immatriculation peut être retourné dans un premier temps sous format électronique
mais une confirmation manuscrite sous format papier est nécessaire dans un second
temps.
D’autres registres du commerce participant à cette étude sont en cours de réflexion. La
Lituanie par exemple a annoncé l’ouverture de son système d’immatriculation
dématérialisé pour le 1 er juillet 2007. D’autres États sont actuellement en train de faire
évoluer leur législation en la matière, la Hongrie pense le proposer à partir du 1 er janvier
2005, la Lettonie vient d’adopter la loi sur la dématérialisation mais doit encore publier
les décrets d’application.
Dans ce domaine, l’impact de la directive adoptée en 2003 sera décisif et forcera les pays
à adapter leurs législations et leurs procédures. Toutefois, conformément aux
recommandations de la jurisprudence tant de la Cour Européenne des Droits de l’Homme
que de la Cour de Justice des Communautés Européennes, des exigences fondamentales
doivent être prises en compte dans un système d’immatriculation dématérialisée : le
respect et l’intégrité du contenu de certaines données informatiques doivent être
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préservés, de même que la sécurité de la transmission et la garantie de l’authenticité de
leur origine, à travers l’élaboration d’une signature électronique sûre et efficace.
Conclusion
Les registres du commerce nationaux et européens, mais aussi des quatre continents,
sont aujourd’hui à l’aube d’une véritable révolution combinant plusieurs facteurs,
juridique et politique, technologique et économique :
- la volonté politique européenne de renforcer un Marché intérieur nouveau et recomposé
à 25, comportant un nombre croissant de partenaires nationaux avec des spécificités
économiques nouvelles, dans le cadre d’un environnement juridique évolutif
- l’explosion de l’utilisation des NTIC qui génèrent une nouvelle approche de l’accès aux
informations et aux services juridiques et publics dédiés aux entreprises
- l’impact du mouvement de mondialisation sur les volumes et les modes d’échanges
économiques en marche depuis maintenant plusieurs décennies.
Entraîné dans ce processus inéluctable, les registres du commerce ont tous entrepris les
actions qu’ils estiment les plus à même d’accompagner ce mouvement. Les solutions
adoptées sont parfois communes, parfois homogènes, parfois hétérogènes, toutes sont le
résultat d’un travail de réflexion prenant racine au plus profond des spécificités
culturelles et juridiques nationales, toutes ont pour objet de préparer l’avenir.
Les « fiches pays » présentées dans le Guides des formalités aux registres du commerce
de 36 pays à travers le monde, dressent un état des lieux des procédures et des
pratiques nationales relatives aux formalités légales des entreprises. Elles visent à
permettre de vérifier quelles sont en 2004 les pratiques juridiques aux registres du
commerce et de se repérer plus aisément dans la complexité bouillonnante et évolutive
de ce domaine du droit.